Fragen zu Buchhaltung und Steuern

[charly]

Vorab: Ich möchte keine Steuerberatung, denn ich weiß, dass das ein genehmigungspflichtiger Beruf ist.
Allerdings hab ich ein paar Anfängerfragen und hoffe, dass irgendwer von Euch mir weiterhelfen kann; es gibt ja einige Selbstständige unter uns.

Im Internet habe ich schon herumgesucht, aber zum Teil sehr unterschiedliche Aussagen gefunden.

Ich hab schon vor noch einen Steuerberater irgendwann aufzusuchen, um solche Sachen zu klären, aber wenn ich nicht zumindest einen Teil jetzt beantwortet bekomme, dann wird mir das leider ewig durch den Kopf schwirren... und das kann ich gerade nicht gebrauchen

Die Fragen beziehen sich auf EÜR und Umsatzsteuer, NICHT auf Einkommenssteuer.

1. Wie berechne und buche ich anteilige Kosten an Miete, Strom und Internet?
   • Miete: Da habe ich den Arbeitsbereich in m² anteilig von den Mietgesamtkosten gerechnet, das war einfach. Zählt als Buchung jetzt der Abzug des gesamten Mietbetrages vom Privatkonto oder die Abbuchung des Teilbetrages bei Überweisung von Geschäfts- auf Privatkonto?
     
     
     
   • Internet- Flatrate: Ich habe eine Rechnung bekommen, die den Zeitraum vom 18.12. bis 18.01. umfasst. Muss ich jetzt anteilig den 01.01. bis 18.01. da rausrechnen (und bei der nächsten Rechnung einen zweiten Betrag für die zweite Hälfte diesen Monats)? Der Preis ist pro Monat halt immer gleich.
     Wieviel Prozent der Internetnutzung kann/soll ich als betrieblich ansetzen? (Da habe ich Zahlen von 10-100% gelesen bei der Recherche.)
     Muss ich einen Nachweis erbringen, wie viel genau ich privat und wieviel ich geschäftlich nutze?
     + Gleiche Frage, wie bei Miete: Welcher ist Buchungstag?
     
     
     
   • Strom: Gibt es hier Pauschalen, die ich ansetzen kann? Oder muss ich irgendwie den Stromverbrauch messen, um eine Überprüfbarkeit der Zahlen zu gewährleisten?
   
   
2. Bei Zahlung via Paypal, welcher Buchungstag wird genommen? Der bei Paypal oder der, wenn Betrag vom Bankkonto abgezogen wird (FALLS abgezogen wird, weil kein Guthaben bestand)?
   
   
3. Wie verbuche ich (Teil-)Stornierungen? (Beispiel: Ich habe am 20.08. Teile für meine Kabine gekauft, davon einen Teil am 03.09. umgetauscht und das Geld zurückbekommen.)
   
   
4. Wie buche ich Sammelposten bzw. sowas eben, wo viele Kleinteile zu einer größeren Ausgabe zusammengehören (an verschiedenen Tagen gekauft)? (Beispiel: Holz, Schrauben, ... als Kabinenmaterial oder verschiedene Komponenten für einen Rechner)
   Wird da jeder Beleg einzeln gebucht? Oder jeder Posten per Beleg? (Also auch "30 x Schraube xy, 25x Schraube z, 22x Schraube äö,..."?)
   
   
5. Wie buche ich vorweggenommene Betriebsausgaben (also, wenn ich einen Teil "ansparen" möchte, um davon später etwas teureres anzuschaffen)?

Wenn mir jemand auch nur zum Teil helfen kann: ich bin dankbar <3

 

[7klang]

Wie meinst du das ... anteilige Miete etc. ?? Als Hauptberuflicher Sprecher mit "Home"-Studio?

 

[charly]

Wie meinst du das ... anteilige Miete etc. ?? Als Hauptberuflicher Sprecher mit "Home"-Studio?

Genau.
Hab noch ergänzt, dass es sich auf EÜR und Umsatzsteuer bezieht.

 

[Marco]

Also....
zu 1. Nebenaufrechnung machen. Also bei 800€ Miete bei 80m² sind das 10€/m². Dein Arbeitsraum ist 10m² groß, also 100€ die steuerlich ansetzbar sind. Hierbei dann 1200€/Jahr.
Du schreibst also die Aufrechnung um dem Finanzamt zu erklären wie die 100€ monatlich zusammen kommen. Dazu den letzten Mieteinzahlungbeleg aufheben und eine Kopie des Mietvertrages.

GRUNDSÄTZLICH: ab 2018 müssen keine Nachweise mit eingereicht werden, nur, wenn das Finanzamt welche verlangt.
Weiteres Grundsätzliches....bist Du ein Kleinunternehmer im Sinne §19 Steuergesetz, also machtst mehr Umsatz als 17500€ im Jahr?

zu 2. Wir nehmen bei Zahlungen bzw. Einnahmen über PayPal immer die PayPal-Buchungen.

zu 3. nur das, was du wirklich bezahlt hast kannst Du steuerlich ansetzen.

zu 4. Mache es nicht so kompliziert, buche nur den Beleg unter Kleinteile, etc.

zu 5. Die Idee hatte ich auch, dass ich einen Teil des Gewinns sparen wollte als Rücklage für Investitionen. Das geht aber nicht, sagte unsere Steuertante Du sparst mit Geld aus Einnahmen. Alle Einnahmen müssen versteuert werden. Du kannst sie nicht steuerfrei "aufbewahren" und sagen, das brauche ich für Investitionen. Wenn Du investierst, dann kannst du die Investition steuerlich geltend machen.
Also...alles Geld / Gewinn / Einnahmen aus einem Jahr müssen versteuert werden. Was Du dann mit dem Geld machst, ist Deine Sache...sparen, ausgeben, spenden, egal, aber es muss versteuert werden.

 

[7klang]

Also ich empfehle dir, einfach mal nen Termin beim Finanzamt, welches für dich zuständig ist, zu machen. Die Beamten können dir ganz präzise sagen, was geht. Müssen die sogar. Den Steuerberater spar dir erstmal. Du wirst sehen, Finanzbeamte sind auch nur Menschen

 

[Nonowe]

Hi charly, hier, wie ich es mache - keine Gewährleistung für die Richtigkeit! Das Wichtigste: keine Buchung ohne Beleg! In mancher Hinsicht vereinfacht das sogar die Dinge ;-)

1. Die Regel für die Buchführung ist nicht, welche Konten du genau nehmen musst (wie DATEV Kontenrahmen), sondern, dass fachkundige Dritte da durchfinden. Ich empfehle daher ein amerikanisches Journal wie dieses hier:
   
   
   
   
   In deinem Belegordner klebst du die Belege, die nummerierst du, vom Mietvertrag usw. legst du eine Kopie rein, die nummerierst du auch. In Geschäftsvorfall schreibst du sowas wie "Miete Anteilig (20%)", und den 20%*Miete Satz schreibst du in Spalte soundso. Die Namen der Spalten orientieren sich am besten nach den Elster Formular - Formularnamen, dann hast du bei der Steuererklärung schon alles richtig zusammengefasst. Wenn du ein Feld für deine interne Budgetplanung aufsplitten willst, ist das aber auch gut.
   Die Stromkosten und alles andere: Keine Buchung ohne Beleg - das heißt, nimm einfach deine Jahresstromrechnung und setz einen %wert an. Genau so mit den Flatrates.
   Welchen Satz du da nehmen darfst: Keine Ahnung. Ob das jemals in Frage gestellt wird, hängt davon ab, wie deine zuständigen Finanzbeamten das sehen. Wenn du unsicher bist, ist es das Beste, die anzurufen oder hinzugehen (mir fällt gerade ein, dass man telefonisch in Berlin oft nicht durchkommt) und freundlich zu fragen - die geben Auskunft.
2. Die Rechnung ist der Beleg, immer die Rechnung! Du bist normalerweise nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet, in der du einmal die Rechnung und einmal die Kontobewegung buchen musst. Deshalb braucht die Zahlart dich null zu interessieren - du nimmst die Rechnung des Shops als Beleg und das Datum von der Rechnung als Datum für die Buchführung. (Falls Verwirrung: bei deinen Einnahmen darfst du wahrscheinlich nach vereinnahmten Entgelten gehen, das brauchst du netterweise erst zu buchen, wenn du wirklich bezahlt wurdest, nicht, wenn du eine Rechnung ausgestellt hast, auf der du möglicherweise sitzen bleibst. Aber das sind EINNAHMEN).
   Achso: der Paypal Beleg interessiert mich nur, wenn ein Wechselkurs drauf ist.
3. Neuer Geschäftsvorfall, also neue Zeile im Journal mit neuem Datum. Der Beleg darf dann dieselbe Nummer wie vorher haben finde ich, normalerweise streichen die Kassierer das dann durch. Wenn du's zurückschickst, kannst du eine Kopie vom Rücksendeschein oder der Gutschrift oder so abheften.
4. Jeder Beleg einzeln, im Gesamtbetrag. Wenn ich noch einen Schokoriegel oder sowas drauf habe, streiche ich den mit Bleistift durch und reduziere den Gesamtbetrag. (Wenn du ein Riesenkonzern wärst, und du regelmäßig eine Analyse machen willst, wie viel du für Schrauben ausgegeben hast, dann würdest du die Posten einzeln buchen, aber das Finanzamt will den Gesamtbetrag für dein Investitionsgut "Studioeinrichtung" (EDIT: die fertige Kabine wird über dem GWG Wert sein, aber was da zählt, sind meiens Wissens nach trotzdem die Einzelbelege) unter GWG Sammelposten oder Afa-Investitionsgüter, wenn's ein Gut teurer als ...EUR war)
5. Meines Wissens nach machst du dafür einfach eine gesonderte Liste für den Investitionsabzugsbetrag, auf der du genau aufschreibst, was du kaufen willst und wie viel das kosten wird. Die Summe wird dann nicht versteuert und wird als einzelne Summe im Steuererklärungsformular angegeben, wobei du die Liste mit abgeben musst. Das brauchst du aber erst für deine Steuererklärung, damit kannst du gezielt deine Steuerlast drücken - aber du musst dann über die nächsten Jahre auch zeigen, das du's gekauft hast, sonst zahlst du die Steuern nach. Also schön den Überblick behalten

Sooo ich hoffe ich konnte helfen und dein Steuerberater stimmt mir einigermaßen zu ;-)

 

[charly]

Danke Euch, Ihr Lieben <3

Also....
zu 1. Nebenaufrechnung machen. Also bei 800€ Miete bei 80m² sind das 10€/m². Dein Arbeitsraum ist 10m² groß, also 100€ die steuerlich ansetzbar sind. Hierbei dann 1200€/Jahr.
Du schreibst also die Aufrechnung um dem Finanzamt zu erklären wie die 100€ monatlich zusammen kommen. Dazu den letzten Mieteinzahlungbeleg aufheben und eine Kopie des Mietvertrages.

Den Mietanteil herausgerechnet habe ich ja schon. Die Frage ist nun, wie ich es verbuche und welcher Buchungstag gilt. (siehe oben)
Was meinst Du mit "Aufrechnung"?

Weiteres Grundsätzliches....bist Du ein Kleinunternehmer im Sinne §19 Steuergesetz, also machtst mehr Umsatz als 17500€ im Jahr?

Nein und nein. Ich mache nicht mehr Umsatz als 17500€, habe aber auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet.

zu 2. Wir nehmen bei Zahlungen bzw. Einnahmen über PayPal immer die PayPal-Buchungen.

Alles klar, danke

zu 3. nur das, was du wirklich bezahlt hast kannst Du steuerlich ansetzen.

Die Frage bezog sich auf die Buchung. Es sind ja Umsätze generiert worden, die irgendwie in der EÜR auftauchen müssen. Die Frage ist halt: wie?
Und: Bekommt der Umtauschbeleg eine neue Belegnummer oder wird er quasi zu "[alte Belegbummer]b"?

Mache es nicht so kompliziert, buche nur den Beleg unter Kleinteile, etc.

okay

zu 5. Die Idee hatte ich auch, dass ich einen Teil des Gewinns sparen wollte als Rücklage für Investitionen. Das geht aber nicht, sagte unsere Steuertante Du sparst mit Geld aus Einnahmen. Alle Einnahmen müssen versteuert werden. Du kannst sie nicht steuerfrei "aufbewahren" und sagen, das brauche ich für Investitionen. Wenn Du investierst, dann kannst du die Investition steuerlich geltend machen.
Also...alles Geld / Gewinn / Einnahmen aus einem Jahr müssen versteuert werden. Was Du dann mit dem Geld machst, ist Deine Sache...sparen, ausgeben, spenden, egal, aber es muss versteuert werden.

Ich hab anderes dazu gelesen. Es geht mir aber auch gar nicht ums Einsparen von Steuern, sondern um die Verbuchung des Ganzen.

Also ich empfehle dir, einfach mal nen Termin beim Finanzamt, welches für dich zuständig ist, zu machen. Die Beamten können dir ganz präzise sagen, was geht. Müssen die sogar. Den Steuerberater spar dir erstmal. Du wirst sehen, Finanzbeamte sind auch nur Menschen

Ja, puh, werd ich dann wohl mal machen. Bisher warte ich allerdings auch schon seit 4 Wochen auf meine USt-Nr. Also, wer weiß, wie schnell das geht

Die Regel für die Buchführung ist nicht, welche Konten du genau nehmen musst (wie DATEV Kontenrahmen), sondern, dass fachkundige Dritte da durchfinden. Ich empfehle daher ein amerikanisches Journal wie dieses hier:

Ich hab für die erste Übersicht eine Libre Office- Tabelle genommen, benutze ansonsten als Buchhaltungssoftware "EasyCash & Tax".
Letztendlich ist die Form ja gar nicht so entscheidend; bloß die korrekten Belege.

Die Rechnung ist der Beleg, immer die Rechnung! Du bist normalerweise nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet, in der du einmal die Rechnung und einmal die Kontobewegung buchen musst. Deshalb braucht die Zahlart dich null zu interessieren - du nimmst die Rechnung des Shops als Beleg und das Datum von der Rechnung als Datum für die Buchführung. (Falls Verwirrung: bei deinen Einnahmen darfst du wahrscheinlich nach vereinnahmten Entgelten gehen, das brauchst du netterweise erst zu buchen, wenn du wirklich bezahlt wurdest, nicht, wenn du eine Rechnung ausgestellt hast, auf der du möglicherweise sitzen bleibst. Aber das sind EINNAHMEN).
Achso: der Paypal Beleg interessiert mich nur, wenn ein Wechselkurs drauf ist.

Ich habe es so gelernt, dass bei Bilanzierung das Rechnungsdatum gilt und bei EÜR das Datum des tatsächlichen Geldflusses; entsprechend spielt es eben schon eine Rolle, von wo und wann Gelder geflossen sind.

Neuer Geschäftsvorfall, also neue Zeile im Journal mit neuem Datum. Der Beleg darf dann dieselbe Nummer wie vorher haben finde ich, normalerweise streichen die Kassierer das dann durch. Wenn du's zurückschickst, kannst du eine Kopie vom Rücksendeschein oder der Gutschrift oder so abheften.

Danke

Jeder Beleg einzeln, im Gesamtbetrag. Wenn ich noch einen Schokoriegel oder sowas drauf habe, streiche ich den mit Bleistift durch und reduziere den Gesamtbetrag. (Wenn du ein Riesenkonzern wärst, und du regelmäßig eine Analyse machen willst, wie viel du für Schrauben ausgegeben hast, dann würdest du die Posten einzeln buchen, aber das Finanzamt will den Gesamtbetrag für dein Investitionsgut "Studioeinrichtung" (EDIT: die fertige Kabine wird über dem GWG Wert sein, aber was da zählt, sind meiens Wissens nach trotzdem die Einzelbelege) unter GWG Sammelposten oder Afa-Investitionsgüter, wenn's ein Gut teurer als ...EUR war)

Danke

Meines Wissens nach machst du dafür einfach eine gesonderte Liste für den Investitionsabzugsbetrag, auf der du genau aufschreibst, was du kaufen willst und wie viel das kosten wird. Die Summe wird dann nicht versteuert und wird als einzelne Summe im Steuererklärungsformular angegeben, wobei du die Liste mit abgeben musst. Das brauchst du aber erst für deine Steuererklärung, damit kannst du gezielt deine Steuerlast drücken - aber du musst dann über die nächsten Jahre auch zeigen, das du's gekauft hast, sonst zahlst du die Steuern nach. Also schön den Überblick behalten

So in der Art hatte ich es auch verstanden. Kommt das dann lediglich in die endgültige Umsatzsteuererklärung oder auch in die monatlichen Umsatzsteuervoranmeldungen?

 

[Nonowe]

Die Idee hatte ich auch, dass ich einen Teil des Gewinns sparen wollte als Rücklage für Investitionen. Das geht aber nicht, sagte unsere Steuertante Du sparst mit Geld aus Einnahmen. Alle Einnahmen müssen versteuert werden. Du kannst sie nicht steuerfrei "aufbewahren" und sagen, das brauche ich für Investitionen. Wenn Du investierst, dann kannst du die Investition steuerlich geltend machen.

Hm, also dafür gibt es den Investitionsabzugsbetrag. Komisch, dass euer Steuerberater den nicht kennt?

 

[Nonowe]

Ich habe es so gelernt, dass bei Bilanzierung das Rechnungsdatum gilt und bei EÜR das Datum des tatsächlichen Geldflusses; entsprechend spielt es eben schon eine Rolle, von wo und wann Gelder geflossen sind.

Genau, du machst keine Bilanz: bei Rechnungen interessiert nur das Rechnungsdatum. Bei EINNAHMEN gilt normalerweise auch nur das Rechnungsdatum. Du kannst aber die Sondergenehmigung erhalten, das Buchungsdatum zu nehmen, weil das für dich besser sein kann, und die erhältst du nur, wenn du sie beantragt und nur, wenn für dich EÜR gilt. Das, was du gelernt hast, ist vereinfacht und gilt für Einnahmen.

 

[Nonowe]

Kommt das dann lediglich in die endgültige Umsatzsteuererklärung oder auch in die monatlichen Umsatzsteuervoranmeldungen?

Das kommt gar nicht in die Umsatzsteuervoranmeldung/ oder Erklärung, erst wenn du die Ausgaben wirklich machst, kannst du die Umsatzsteuer geltend machen, und dann ganz normal.

Der Investitionsabzugsbetrag ist eigentlich nur ein Instrument, um Steuern zu sparen, wenn du das nicht brauchst, brauchst du auch keine formalen Buchungen

 

[charly]

Genau, du machst keine Bilanz: bei Rechnungen interessiert nur das Rechnungsdatum. Bei EINNAHMEN gilt normalerweise auch nur das Rechnungsdatum. Du kannst aber die Sondergenehmigung erhalten, das Buchungsdatum zu nehmen, weil das für dich besser sein kann, und die erhältst du nur, wenn du sie beantragt und nur, wenn für dich EÜR gilt. Das, was du gelernt hast, ist vereinfacht und gilt für Einnahmen.

Puh, da werd ich dann wohl wirklich nochmal das Finanzamt oder einen Steuerberater fragen müssen, denn uns wurde gesagt, dass bei EÜR sowohl für Ein-, als auch für Ausgaben, das Buchungsdatum = Geldflussdatum ist.

 

[Nonowe]

Oha @charly und @Marco, weiß nicht, ob das mit den Paypal-Belegen statt Shop-Rechnungen so ausreicht - denn die steuerlich relevanten Dinge: Was wurde gekauft (--> wie wird's abgeschrieben, ist es überhaupt was für die Arbeit)? Welcher Steuersatz (für USt)? stehen da nicht unbedingt drauf...

 

[charly]

Das kommt gar nicht in die Umsatzsteuervoranmeldung/ oder Erklärung, erst wenn du die Ausgaben wirklich machst, kannst du die Umsatzsteuer geltend machen, und dann ganz normal.

Der Investitionsabzugsbetrag ist eigentlich nur ein Instrument, um Steuern zu sparen, wenn du das nicht brauchst, brauchst du auch keine formalen Buchungen

Wait. What?
Weiter oben hast Du doch geschrieben:

1. Meines Wissens nach machst du dafür einfach eine gesonderte Liste für den Investitionsabzugsbetrag, auf der du genau aufschreibst, was du kaufen willst und wie viel das kosten wird. Die Summe wird dann nicht versteuert und wird als einzelne Summe im Steuererklärungsformular angegeben, wobei du die Liste mit abgeben musst. Das brauchst du aber erst für deine Steuererklärung, damit kannst du gezielt deine Steuerlast drücken - aber du musst dann über die nächsten Jahre auch zeigen, das du's gekauft hast, sonst zahlst du die Steuern nach. Also schön den Überblick behalten

Es muss doch also irgendwo erfasst werden. Ist diese "gesonderte Liste" einfach nur ein Anhang zu irgendwas? (Und wenn: zu was? EÜR? Und ist die EÜR nicht Bestandteil der Umsatzsteuererklärung?)

Mir schwirrt der Kopf -.-

 

[charly]

Oha @charly und @Marco, weiß nicht, ob das mit den Paypal-Belegen statt Shop-Rechnungen so ausreicht - denn die steuerlich relevanten Dinge: Was wurde gekauft (--> wie wird's abgeschrieben, ist es überhaupt was für die Arbeit)? Welcher Steuersatz (für USt)? stehen da nicht unbedingt drauf...

Die Rechnungen habe ich schon als Belege, aber als Buchungsdatum gilt eben - meines Wissens - nicht das Rechnungsdatum, sondern das "wann ist Geld auf Konto ein- oder von Konto abgeflossen"-Datum.

 

[Nonowe]

Verwirrung! Du musst nämlich GAAAANZ VIELE Steuererklärungen abgeben:

1. Die Einkommenssteuererklärung
2. Die EÜR (für deine Einkünfte aus freiberuflicher Arbeit) -> da kommt der Investitionsabzugsbetrag rein, weil du damit den Betrag "Einnahmen" in deiner Einkommenststeuererklärung drückst (EDIT: Wenn ich mich nicht irre, vll kommt auch in 1.)
3. Die Umsatzsteuererklärung (die ist nur für Mehrwertsteuerzeug und korrespondiert mit den Voranmeldungen)
4. evtl noch andere Formulare, falls du noch andere Einkommen hast wie aus Aktien

Willkommen in der Selbstständigkeit

 

[charly]

Verwirrung! Du musst nämlich GAAAANZ VIELE Steuererklärungen abgeben:

1. Die Einkommenssteuererklärung
2. Die EÜR (für deine Einkünfte aus freiberuflicher Arbeit) -> da kommt der Investitionsabzugsbetrag rein, weil du damit den Betrag "Einnahmen" in deiner Einkommenststeuererklärung drückst
3. Die Umsatzsteuererklärung (die ist nur für Mehrwertsteuerzeug und korrespondiert mit den Voranmeldungen)
4. evtl noch andere Formulare, falls du noch andere Einkommen hast wie aus Aktien

Willkommen in der Selbstständigkeit

Um die Einkommenssteuer geht es mir ja nicht.
Und die Umsatzsteuervoranmeldung mache ich ja auf Grundlage der EÜR, daher auch die Frage, in welcher Form und wann ich den Investitionsabsetzungsbetrag eintrage/verbuche.

 

[Nonowe]

Hm, das ist wieder ein Missverständnis: Die EÜR machst du auf Basis deiner Buchhaltung.
Die UstVoranmeldung machst du auch auf Basis deiner Buchhaltung.

Wie gesagt, den Investitionsabzugsbetrag trägst du an geeigneter Stelle am Ende des Jahres in deine Steuererklärung ein, und die Liste von den Investitionen, die du machen willst, ist ein Anhang. Aber in deiner Buchhaltung taucht sie nicht als Buchung auf, denn: Keine Buchung ohne Beleg.

 

[charly]

Okay, ja. Danke.
Bzgl. Beleg hatte ich an einen Eigenbeleg gedacht, aber ja, jetzt ist der Knoten geplatzt, danke.

 

[Nonowe]

Ah so vielleicht nochmal ganz explizit:

Die EÜR ist eine Anlage zur Einkommenssteuererklärung, ein FORMULAR.

Die EÜR ist aber nicht deine Buchhaltung mit den ganzen Einzelbuchungen.

 

[charly]

Ja, ich hab es zusammengeworfen. Heute ist einfach so ein richtiger Montag -.-